A seleção de auxílios estudantis sempre representou um desafio significativo para as equipes de Assistência Estudantil das unidades do IFTO, com o processo sendo realizado de forma manual durante um longo período de tempo. Com a pandemia e a adoção do Google Forms, o processo de seleção foi facilitado, mas ainda não se integrava com as demais plataformas de dados da instituição, demandando dos servidores uma busca ativa por informações nos sistemas institucionais.

Além disso, o acompanhamento dos beneficiários continuava sendo uma tarefa desafiadora, pois exigia uma gestão de dados complexa abrangendo cerca de 10 mil benefícios para mais de 5 mil estudantes. Isso gerava uma grande demanda de trabalho, uma vez que a escolha dos beneficiários com base em critérios de vulnerabilidade socioeconômica requer um planejamento minucioso, um processo de inscrição que demanda tempo na interação direta com os estudantes, uma verificação detalhada da documentação e uma análise socioeconômica realizada por profissionais de Serviço Social.

Esse cenário foi modificado com a criação de novas funcionalidades do módulo Atividade Estudantis, que são avaliadas como um avanço dentro do processo de seleção para destinação de auxílios estudantis, que passa a ser feito de forma integrada, com a realização das etapas da seleção dentro do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).

A diretora de Assistência Estudantil do IFTO, Jahny Duarte, explica que pela primeira vez, a Assistência Estudantil do IFTO conta com uma plataforma que centraliza os dados educacionais junto às informações de Assistência Estudantil. Isso significa que as equipes podem acessar, em um único local, informações sobre a matrícula dos estudantes, sem a necessidade de realizar conferência documental e análise socioeconômica em planilhas externas ao sistema. Além disso, o sistema oferece filtros que permitem a visualização de notas e frequências para um acompanhamento mensal dos beneficiários, bem como uma gestão financeira da Assistência Estudantil de fácil acesso.

“O módulo deve, com o tempo, reduzir o período para seleção dos estudantes beneficiários da Assistência Estudantil contribuindo para que estes não evadam da instituição, além de imediatamente facilitar o acompanhamento dos beneficiários e contribuir para a transparência ativa do recurso da Assistência Estudantil, considerando que os dados financeiros poderão ser acessados com maior celeridade”, informou a diretora Jahny Duarte.

E quem já está utilizando as novas funcionalidades do módulo Atividades Estudantis, nas unidades do IFTO, identifica as vantagens que elas apresentam. “Nossa primeira experiência é com o Edital da Residência Estudantil do campus, que está com inscrições abertas; avaliamos de forma positiva essa primeira etapa do processo (as inscrições), uma vez que estas, estão sendo concluídas de forma satisfatória e sem uma busca intensiva de orientações para ser realizada. Acreditamos que as próximas etapas também serão bem positivas, considerando toda a estrutura do sistema para atender a essa demanda tão específica do caráter socioeconômico dos nossos estudantes. Um grande passo institucional!", declarou a gerente da Assistência Estudantil de Araguatins, Luciane Costa.

O Assistente Social da unidade de Colinas do Tocantins, Suenam Simão, também avalia de forma positiva as novas possibilidades módulo Atividades Estudantis, para ele, essas inovações vêm ao encontro das necessidades apresentadas pela categoria responsável pelo processo seletivo para destinação de auxílios estudantis, contribuindo com o fazer profissional dos servidores envolvidos nesta atividade.

Capacitação

De 08 a 24 de janeiro, a Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PROAE) cumpriu um cronograma de visita às unidades do Instituto Federal do Tocantins (IFTO), com a intenção de apresentar as funcionalidades do módulo de Atividades Estudantis do SUAP. Já neste primeiro semestre de 2024, todas as unidades do IFTO poderão utilizar as funcionalidades do módulo referentes a: fases de inscrição, seleção, acompanhamento e gestão financeira da Assistência Estudantil.

Vídeos sobre módulo Atividades estudantis

Manuais

Manual do(a) estudante - Módulo de Atividades Estudantis: https://drive.google.com/file/d/1prteHl1F3Tfla9dGYCxmNfJx5AWLWWTl/view?usp=sharing

Manual do servidor(a) - Módulo de Atividades Estudantis: https://drive.google.com/file/d/1dDFHnNG9GjmDHh6QONr1il2erWpqYggX/view?usp=sharing