Com o objetivo de ratificar o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito do Instituto Federal do Tocantins (IFTO), no dia 4 de maio, foi publicada a Portaria Normativa nº 1. Segundo o documento, os processos que se iniciaram em meio físico e que necessitam ainda de tramitação deverão ter sua continuidade por meio do sistema.

Além disso, a portaria esclarece como deve ser feita a autenticação de documentos externos inseridos no SEI, quanto ao tipo de conferência, são disponibilizadas quatro opções: cópia autenticada administrativamente (documentos resultantes da digitalização de originais);  cópia autenticada no cartório ­(documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada no cartório); cópia simples (documentos resultantes da digitalização de cópia simples) e documento original (documentos nato­digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 6º do Decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015). 

O documento destaca ainda que o teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do usuário responsável por sua inserção.

Vale lembrar que a tramitação eletrônica de documentos está fundamentada no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública. Além disso, é preciso levar em consideração a Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012, do Conselho Nacional de Arquivos, que aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais, entre outras normativas vigentes. 

O SEI foi instituído no IFTO por meio da Portaria n.º 1171/REITORIA/IFTO, de 22 de dezembro de 2016, com o objetivo de promover a eficiência, a eficácia, a economicidade e a sustentabilidade ambiental na tramitação dos processos. Saiba mais sobre o sistema, acessando o Manual do SEI.

Confira os anexos referentes à Portaria Normativa nº 1: Anexo I e Anexo II.